Organigramme

Nos postes

Rattaché au Responsable de gérance, le gestionnaire locatif est en charge de la gestion d’un portefeuille d’immeubles en gestion, épaulé par un assistant de gestion :

Gestion locative

  • Sélectionner avec le service commercial les candidats locataires
  • Rédiger les baux
  • Garantir la bonne gestion des charges locatives : préparation des budgets, établissement des provisions, répartition, régularisation
  • Prévenir les impayés de loyers, effectuer les relances, et suivre les procédures pré-contentieuses et contentieuses adéquates
  • Suivre les dossiers sinistres

Gestion technique

  • Suivre l’état technique de ses immeubles et veiller à ce qu’ils respectent les réglementations en vigueur (amiante, légionellose, plomb, etc)
  • Préparer les budgets d’immeubles et les soumettre aux propriétaires
  • Gérer les contrats de maintenance et d’exploitation, travaux d’entretien
  • Proposer les budgets de gros entretien et de grosses réparations
  • Organiser la gestion des réclamations

Comptabilité

  • Effectuer un reporting complet et régulier des activités de gestion : état locatif, vacants, impayés, rentabilité locative à l’aide de tableaux de bord fournissant les indicateurs statistiques essentiels

Rattaché au Directeur Général Adjoint, le gestionnaire de copropriétés gère en binôme avec son assistant les immeubles en copropriétés de son portefeuille. Ils se répartissent ainsi les tâches suivantes, sous la responsabilité du gestionnaire :

La communication

  • Assurer la qualité de la gestion, la stabilité et la pérennité des mandats de gestion dont ils ont la charge
  • Informer les copropriétaires de toutes les démarches entreprises pour le compte de l’immeuble

La gestion technique (en collaboration avec le service SETI)

  • Assurer le suivi des décisions des assemblées générales, en matière de travaux
  • Demander les devis et passer les ordres de services, puis gérer le suivi et les relances des différents prestataires
  • Être les garants de l’exécution du règlement de copropriété et des décisions issues des assemblées générales ordinaires et extraordinaires
  • Assurer le suivi des réclamations courantes des copropriétaires, les visites des immeubles
  • Définir et programmer les travaux de réfection, de réhabilitation ou d’aménagement à engager dans le cadre du budget courant ou à présenter à l’assemblée générale

Gestion administrative, juridique et financière

  • Gérer de l’ensemble des tâches administratives, financières et comptables : préparation des budgets et suivi financier en collaboration avec la comptabilité copropriétés
  • Prévoir et convoquer les assemblées générales et les conseils syndicaux, puis en assurer la conduite et en rédiger le procès-verbal
  • Faire prendre les décisions et les exécuter dans le cadre spécifique de la copropriété
  • Suivre les dossiers sinistres/contentieux avec le service sinistres/contentieux
  • Faire l’interface entre les différents services, notamment support technique, sinistres, RH gardiens/employés d’immeubles et comptabilité copropriétés, pour le reporting aux clients
  • Traiter les appels téléphoniques, les courriels et les réclamations clients

Rattaché au Directeur Comptabilité, le comptable immobilier est en charge de la comptabilité d’un portefeuille d’immeubles :

En copropriété

  • Contrôle des balances des mandats (fournisseurs-compte d’attente)
  • Préparation des relevés généraux de dépenses des immeubles conformément au rétro-planning et des comptes travaux
  • Tenue des rendez-vous de vérification des comptes avec le conseil syndical
  • Saisie des consommations d’eau privatives et des factures d’interventions et de travaux
  • Paiement des fournisseurs (virement et chèque)
  • Saisie des virements journaliers des clients et des honoraires
  • Etablissement des état-datés et pré-états datés en cas de mutation
  • Enregistrement des mutations
  • Accueil de la clientèle et réponse aux courriers

En gérance

  • Comptabilisation et règlement des factures
  • Encaissement des loyers
  • Réalisation des contrôles de trésorerie, établissement des budgets
  • Préparation des comptes rendus de gérance et règlements propriétaires
  • Gestion annuelle des répartitions des charges des immeubles
  • Déclarations fiscales
  • Rapprochements bancaires
  • Tenue comptable de SCI jusqu’à l’établissement du bilan en relation avec les experts comptables

Rattaché au Responsable de service, le gestionnaire technique est en charge de la gestion technique d’un portefeuille d’immeubles, épaulé par un assistant technique :

  • Gestion de la maintenance et des contrats d’entretien du patrimoine
  • Reporting technique spécifique (interne/externe) ;
  • Suivi des contrôles réglementaires et obligatoires ;
  • Interface avec les prestataires, les fournisseurs ainsi que les clients (locataires/propriétaires)

Rattaché à la directrice de la Commercialisation, le négociateur a pour mission :

La prospection

  • Prospecter son secteur géographique pour repérer les biens à vendre
  • Construire un réseau de connaissances pouvant le renseigner sur les opportunités d’affaires
  • Recueillir des données et évaluer des biens immobiliers
  • Participer à la promotion commerciale des biens
  • Conseiller les clients sur les points réglementaires

La relation clients

  • Effectuer les visites
  • Sélectionner les acquéreurs
  • Assurer les rendez-vous commerciaux et mener les négociations
  • Guider les futurs acquéreurs dans leur choix et conclure les ventes dans le cadre des procédures internes établies
  • Présenter un bien immobilier à un client et l’informer sur les modalités d’acquisition
  • Savoir analyser la situation financière de ses clients et les orienter sur des choix de financement judicieux

L’administration des dossiers 

  • Rédiger le compromis de vente et suivre le dossier jusqu’à la signature définitive
  • Estimer la valeur du bien au plus juste
  • Assister le vendeur dans toutes les démarches administratives
  • Gérer la relation clientèle et la gestion des conflits (impayés, réclamations…)
  • Accompagner la clientèle dans son dossier de financement ainsi que dans l’aboutissement de son projet
  • Être présent lors des grandes étapes décisionnelles (étude de financement, typologie du bien à acquérir, recherche foncière, choix…) jusqu’à la livraison du produit

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